Standaard profiel: Identificatie en Verificatie

Toelichting

De volgende aspecten van de natuurlijke persoon dienen te worden geïdentificeerd en geverifieerd met een geldig identiteitsbewijs:

• Volledige voor- en achterna(a)m(en)
• Nationaliteit 
• Geboortedatum
• Geboorteplaats en/of -land
  • Slechts te verifiëren indien aanwezig op document

De volgende aspecten van de natuurlijke persoon moeten worden geïdentificeerd:

• Volledig woonadres
  • Zie tekstblok ‘Internationale component’ indien in buitenland woonachtig
• Beroep

Bij het controleren van het identiteitsbewijs moeten de volgende aanvullende aspecten (leesbaar) aanwezig zijn:

• Type document
• Documentnummer
• Datum, plaats en/of land van uitgifte
• BSN-nummer 

Let op: 

• Het identificatiebewijs moet geldig zijn ten tijde van de review. Indien dit niet het geval is, dient er een nieuw identiteitsbewijs te worden opgevraagd. Het nieuwe identiteitsbewijs hoeft niet opnieuw Face-to-Face geverifieerd te worden.
• De verificatie dient bij onboarding geregistreerd te worden door een geschreven bewijsstuk toe te voegen met datum, naam en handtekening van de betreffende medewerker – aan de hand waarvan blijkt dat de klant gezien en geverifieerd is en dat de aangeleverde kopie een getrouwe weergave is van het origineel. Indien dit bij onboarding niet is gedaan c.q. dit document niet als zodanig is aangeleverd aan InisngerGilissen, dan dient dit bij de review alsnog gedaan te worden.
• Een geldig identiteitsbewijs betreft een paspoort of identiteitskaart. Bij een internationale relatie dient dit te allen tijde een paspoort te zijn.

Niet Natuurlijke Personen

Indien er sprake is van een B.V., dient deze rechtspersoon geïdentificeerd en geverifieerd te worden. De volgende aspecten worden geverifieerd aan de hand van een uittreksel van de Kamer van Koophandel (<3 maanden oud):

• Volledige naam en rechtsvorm
• Geregistreerd adres/Maatschappelijke zetel
• ‘Residential’ adres
  • Indien deze anders is dan het geregistreerde adres
• Registratienummer

De volgende aspecten worden geïdentificeerd:

• Bedrijfsactiviteiten
• Eventuele handelsnamen
• Volledige directie/bestuur waarvan de volgende informatie opgenomen moet worden per directielid/bestuurder:
  • Volledige voor- en achterna(a)m(en)
  • Geboortedatum
  • Vestigingsland

Internationale component

Heeft een relatie, bestuurder of UBO niet de Nederlandse nationaliteit? Dan dient het identiteitsbewijs aan de hand waarvan de identificatie en verificatie wordt verricht in alle gevallen een paspoort te zijn. 

Is een relatie, bestuurder of UBO in het buitenland geboren? Dan dient te worden gecontroleerd of de relatie een tweede nationaliteit heeft. Heeft relatie een tweede nationaliteit? Dan dient er daarvan ook een identiteitsbewijs te worden aangeleverd en gelden bovenstaande standaarden voor identificatie en verificatie.

Is een relatie, bestuurder of UBO in het buitenland woonachtig? Dan zal het woonadres van de relatie geverifieerd moeten worden. De volgende documentatie kan hiervoor worden opgevraagd, waarbij het adres zichtbaar dient te zijn:

• Uittreksel van officiële instanties (<1 jaar)
• Notariële akte uitgegeven in EU/EER/VK/Zwitserland (<3 maanden)
• Factuur van elektra, gas of water (<1 jaar)
• Belastingaangifte of -teruggaaf (<1 jaar)
• Stembiljet (<1 jaar)

Aandachtspunten

Stel vast of er wettelijk vertegenwoordigers, guarantors, volmacht- of mandaathouders zijn.
Stel vast of er een logische link is tussen deze partijen en of zij de bevoegdheid hebben om de relatie te vertegenwoordigen (aan de hand van documenten). Deze personen dienen te voldoen aan bovenstaande identificatie- en verificatie-eisen. 

Stel vast wie de (pseudo) UBO’s zijn. 
Deze (pseudo) UBO’s dienen, na eigen onderzoek, te worden geverifieerd aan de hand van het UBO-register (voeg bewijs toe). Komt de informatie niet overeen? Dandient door u een melding gemaakt te worden bij de KVK en de relatie om opheldering te worden gevraagd. (Pseudo) UBO’s dienen ook te voldoen aan de identificatie- en verificatie-eisen. 

Stel vast of de relatie handelt namens een derde persoon/partij, terwijl dit niet is aangegeven.
Dit kan worden ingeschat op basis van vragen die gaan over bijvoorbeeld herkomst van vermogen, welke niet duidelijk beantwoord worden. Indien dit het geval is, zal deze derde persoon/partij eveneens moeten voldoen aan bovenstaande identificatie- en verificatie-eisen. 

Stel vast of er een sprake is van een mede-account houder. 
Indien dit het geval is, zullen beide personen worden behandeld als separate relaties. Dit kan zowel een NP als een B.V. betreffen. 

Let op: indien er sprake is van een guarantor(s) of (pseudo)UBO(’s), dient er een Source of Wealth onderzoek plaats te vinden.

Indien er sprake is van bad press, PEP/PUP, of een hit in EVA, PNG of VIS, neem contact op met InsingerGilissen. Dit geldt eveneens als dit van toepassing is voor UBO’s, wettelijk vertegenwoordigers, guarantors, volmacht- of mandaathouders 

Volgende pagina | Vorige pagina